Gérer le back office d’un site web en interne peut vite devenir coûteux, surtout si plusieurs employés sont mobilisés pour la maintenance et l’optimisation.

Et si vous envisagiez d’externaliser ces tâches ?

Pour une PME, le coût moyen de l’externalisation de la gestion de site web ne représente souvent qu’une petite partie de ce que cela coûterait en interne.

Mais externaliser ne se limite pas à une question financière. Le vrai bénéfice réside dans le fait de confier cette responsabilité à des professionnels capables de soutenir vos ambitions.

Mettre à jour un site, ce n’est pas juste cliquer sur un bouton. Il faut s’assurer que :

  • Votre site évolue avec votre entreprise.
  • Il attire les bons visiteurs.
  • Il valorise ce que vous proposez.
  • Il contribue à atteindre vos objectifs.

Un bon prestataire ne se contente pas de maintenir votre site. Il vous conseille pour l’optimiser et augmenter vos revenus, souvent avec des idées auxquelles vous n’aviez pas pensé.

Que fait un prestataire de gestion de back office ?

Voici les principaux services qu’une agence de gestion de back office peut vous offrir :

Surveillance du temps de disponibilité (Uptime)

Votre site est surveillé en continu. Si jamais il tombe, l’agence le remet en ligne avant même que vous vous en aperceviez.

Mises à jour de sécurité

Votre site doit être à jour pour rester sécurisé. Les agences veillent à appliquer les correctifs de sécurité dès leur sortie pour vous protéger des hackers.

Sauvegardes

Un mauvais clic et vous avez supprimé la mauvaise page ? Le prestataire peut restaurer une sauvegarde en un clin d’œil.

Mises à jour de contenu

Besoin de modifier rapidement une info sur votre site ? Une équipe d’experts peut s’en charger en un rien de temps.

Vitesse du site

Google accorde de l’importance à la vitesse des sites web. Une société qui possède une expertise en gestion back office va veiller à ce que votre site soit rapide et efficace, ce qui améliore aussi votre référencement.

Articles de blog

Le prestataire s’occupe de la saisie et même de la rédaction vos articles de blog permet de maintenir une stratégie de contenu régulière sans que cela devienne une corvée.

Conception

Pour toute modification du design, mieux vaut laisser faire des experts. Ils sauront améliorer votre site sans l’abîmer.

Développement

Besoin d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ? Le prestataire fera le travail en quelques heures là où cela vous prendrait des semaines.

Les avantages de l’externalisation de la gestion de back office

L’externalisation de la gestion de back office présente de nombreux avantages stratégiques et financiers :

1. Réduction des coûts

Externaliser revient moins cher que de maintenir une équipe interne. Vous payez uniquement les services dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

2. Accès à une expertise variée

En externalisant, vous avez accès à des spécialistes pour chaque domaine du web, sans avoir à recruter une armée d’experts en interne.

3. Concentration sur le cœur de votre métier

En déléguant la gestion technique de votre site, vous vous libérez du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos produits et vos clients.

4. Flexibilité et évolutivité

Les besoins de votre site évoluent en fonction de la croissance de votre entreprise. Une équipe externe peut s’adapter rapidement à ces changements sans vous alourdir avec des charges fixes.

5. Sécurité renforcée

Les agences spécialisées mettent à jour les protocoles de sécurité en continu pour contrer les nouvelles cybermenaces.

6. Surveillance 24/7

Votre site est surveillé en permanence, ce qui vous assure une tranquillité d’esprit totale.

7. Implémentation rapide des nouveautés

Besoin d’une nouvelle fonctionnalité ou d’une mise à jour ? Les équipes externalisées sont souvent plus rapides et proactives que vos ressources internes.

Les inconvénients potentiels de l’externalisation de la gestion de back office

En étant conscient à l’avance de ces pièges, vous pouvez prendre des mesures pour les éviter ou les atténuer en choisissant le bon partenaire.

1. Problèmes de sécurité

Partager des informations sensibles avec un partenaire externe nécessite une vigilance accrue. Assurez-vous que l’agence respecte les normes de sécurité en vigueur.

2. Trouver le bon partenaire

Toutes les agences ne se valent pas. Prenez le temps de choisir une équipe capable de répondre à vos besoins spécifiques.

3. Contrôle de la qualité

Externaliser implique parfois une perte de contrôle. Il est crucial de bien définir vos attentes et de choisir une agence investie dans la réussite de votre projet.

L’externalisation de la gestion de votre site web peut être une solution rentable, flexible et efficace. Mais comme toute stratégie, elle demande une réflexion soignée pour maximiser ses bénéfices tout en minimisant les risques. Trouvez le bon partenaire et déléguez en toute confiance.

Comment externaliser la gestion de back office

Externaliser la gestion de back office peut simplifier de nombreuses tâches tout en vous permettant de vous concentrer sur vos objectifs principaux. Voici les étapes clés pour externaliser efficacement cette gestion tout en assurant une transition fluide :

Étape 1 : Définir vos besoins

Clarifiez si vous avez besoin d’une gestion complète (contenu, SEO, sécurité, maintenance) ou de services spécifiques (refonte, optimisation, e-commerce). Établissez un budget précis pour orienter vos choix.

Conseil : Faites une liste des services par priorité. Cela vous aidera à mieux comprendre vos besoins et à cibler les bons partenaires.

Étape 2 : Rechercher des partenaires potentiels

Utilisez des moteurs de recherche, des forums spécialisés ou des recommandations professionnelles pour trouver des prestataires fiables. Recherchez ceux qui ont une expertise correspondant à vos besoins.

Étape 3 : Évaluer les portefeuilles et références

Examinez les projets précédents des prestataires pour évaluer la qualité de leur travail, leur expertise technique et leur actualisation des tendances.

Étape 4 : Demander des propositions

Sollicitez des plans détaillés pour voir comment chaque prestataire aborde votre projet. Comparez les services, les coûts, les calendriers et les méthodologies de travail.

Étape 5 : Mener des entretiens

Posez des questions sur la structure de l’équipe, les technologies utilisées et la gestion des projets similaires. L’efficacité de la communication est essentielle.

Étape 6 : Finaliser les conditions du contrat

Discutez des services, des coûts, du calendrier, des droits de propriété intellectuelle et des clauses de confidentialité. Assurez-vous que tout est clair avant de signer.

Étape 7 : Planifier la transition

Fournissez au prestataire tous les accès nécessaires (hébergement, CMS, etc.) et prévoyez des réunions pour faciliter le transfert de connaissances.

Étape 8 : Établir des protocoles de communication

Choisissez des outils (email, Slack, Trello) pour les mises à jour et convenez de la fréquence des rapports.

Étape 9 : Contrôler les performances

Suivez des indicateurs clés (disponibilité, vitesse, SEO, conversion) et ajustez les objectifs si nécessaire pour maximiser les bénéfices de l’externalisation.

Ce qu’il faut prendre en compte dans le choix d’un prestataire

Lorsque vous choisissez un fournisseur de services de gestion de sites web, plusieurs critères doivent être pris en compte pour vous assurer qu’il répond à vos besoins spécifiques et contribue efficacement à la croissance de votre entreprise.

1. Expérience et expertise

Un bon prestataire doit avoir une solide expérience dans votre secteur d’activité. Cela lui permet de mieux comprendre vos enjeux et de vous proposer des solutions adaptées à votre public cible.

  • A-t-il déjà travaillé avec des entreprises similaires à la vôtre ?
  • Est-il à jour sur les tendances et les réglementations du secteur ?
  • Peut-il ajuster ses stratégies pour répondre à vos besoins spécifiques ?

2. Communication et support

Une communication fluide est essentielle pour une gestion efficace de votre site web.

  • Le prestataire répond-il rapidement aux demandes de modifications ou aux problèmes ?
  • Quels canaux de communication propose-t-il (email, téléphone, plateformes de gestion de projet) ?
  • Un gestionnaire de compte vous est-il attribué pour assurer une communication directe ?

3. Coût et flexibilité des contrats

Le coût est un facteur important, mais il faut aussi considérer ce que vous obtenez pour ce prix. Recherchez des prestataires avec une tarification transparente.

  • Comprenez bien les coûts liés aux frais d’installation, aux abonnements et aux services supplémentaires.
  • Le prestataire est-il flexible dans l’adaptation de ses services à vos besoins ?

Conseil : Les modèles d’abonnement mensuel offrent souvent une tarification claire et prévisible.

4. Références et avis des clients

La satisfaction des clients actuels est un bon indicateur de la qualité des services du fournisseur. Demandez des références et consultez des avis clients sur des plateformes comme Trustpilot pour obtenir un aperçu impartial.

5. Mesures de sécurité

La sécurité de votre site est primordiale, surtout avec des réglementations comme le RGPD. Assurez-vous que le prestataire est au fait des lois sur la protection des données et dispose de systèmes de sauvegarde et de récupération des données robustes.

Externaliser la gestion de back office peut sembler risqué, mais choisir un prestataire compétent peut vous offrir une gestion optimale et des résultats supérieurs. Prenez le temps de bien évaluer les candidats et assurez-vous qu’ils ont les compétences et la vision pour accompagner votre entreprise à long terme.