Le travail collaboratif a toujours été essentiel dans les entreprises. Avant l’ère numérique, le mettre en place demandait beaucoup d’efforts et d’organisation. Aujourd’hui, grâce à des outils innovants, travailler en équipe est devenu bien plus simple. Notion est l’un de ces outils.

Complet et performant, il permet de créer des bases de données, de gérer des tâches, de prendre des notes et de collaborer facilement en équipe. Notion change la manière de travailler et booste la productivité des équipes. Si vous ne connaissez pas encore cet outil, nous allons vous le présenter de façon détaillée et vous expliquer pourquoi et comment l’utiliser en entreprise. 

Notion : qu’est-ce que c’est ?

Notion est un outil de travail collaboratif qui combine des fonctionnalités de prise de notes, de gestion de tâches et de création de bases de données. Lancé en 2016, Notion s’est rapidement imposée comme un outil flexible et puissant, utilisé par des millions de personnes à travers le monde. Son principal attrait réside dans sa capacité à s’adapter aux besoins variés des utilisateurs. Il offre une plateforme unifiée pour organiser des informations, collaborer avec des équipes et gérer des tâches.

L’objectif de Notion consiste à centraliser tout le travail sur un emplacement réservé, partagé et accessible par toutes les équipes. Cela permet d’éviter les pertes de temps engendré par la navigation constante sur un certain nombre de documents ou outils.

Comment utiliser Notion ?

L’utilisation de Notion est simple et pratique. Notez que pour débuter, il vous suffit de créer un compte sur le site web de Notion ou d’installer l’application sur votre appareil. L’outil est disponible sur Windows, Mac, iOS et Android, permettant une synchronisation fluide entre tous vos appareils. Une fois votre compte créé, il faudra suivre les étapes ci-après :

Structuration de votre espace de travail

Commencez par créer des pages principales pour différents aspects de vos projets de travail en entreprise en ajoutant ensuite, si nécessaire, des sous-pages pour une organisation plus détaillée. Servez-vous également des templates proposés par Notion parmi la variété de modèles préconçus pour différents besoins, tels que les agendas, les planificateurs de projet, et les journaux. Notez que ces templates peuvent être personnalisés pour mieux répondre à vos exigences.

Collaboration et partage

À cette étape, vous pouvez inviter des membres de votre équipe à accéder et modifier vos pages, ajouter des commentaires et suivre les modifications en temps réel. Notez que sur Notion, les permissions de partage sont également très flexibles, permettant de définir qui peut voir ou éditer chaque page.

Automatisation et intégrations

Pour maximiser votre productivité, explorez les intégrations et automatisations offertes par Notion. Connectez vos bases de données à des outils externes via des API et servez-vous des automatisations pour synchroniser vos tâches avec des calendriers externes.

Utilisation de Notion en entreprise : quels avantages ?

En entreprise, l’utilisation de l’outil Notion présente de nombreux avantages favorisant le développement de cette dernière.  En voici quelques uns :

Centralisation de l’information

L’un des principaux avantages de l’utilisation de Notion en entreprise est la centralisation de l’information. Au lieu d’utiliser différents outils pour différentes tâches (comme la prise de notes, la gestion de projet, et la collaboration), Notion permet de tout regrouper en un seul endroit. Cela simplifie par conséquent la gestion des informations et réduit le risque de perdre des données importantes.

Amélioration de la collaboration

Avec Notion, les équipes peuvent collaborer de manière plus efficace. Les pages partagées permettent à tous les membres d’une même équipe de travailler ensemble en temps réel, d’ajouter des commentaires et de suivre l’évolution des projets. De plus, grâce aux permissions granulaires, vous pouvez vous assurer que chaque utilisateur ait le niveau d’accès approprié sans créer d’autres espaces de travail. Par ailleurs, chaque entreprise a des besoins uniques et Notion se distingue par sa flexibilité.

Réduction des coûts et accessibilité

En combinant un certain nombre de fonctionnalités en un seul outil, Notion peut aider les entreprises à réduire les coûts liés à l’achat et à la gestion de multiples logiciels. De plus, Notion offre des tarifs compétitifs, y compris des plans gratuits avec des fonctionnalités généreuses pour les petites équipes et les startups.

Aussi, avec des applications disponibles sur toutes les principales plateformes, Notion offre une accessibilité sans pareil. Vous pouvez donc l’utiliser depuis n’importe quel lieu et depuis n’importe quel appareil. Ainsi, que ce soit au bureau, en déplacement, ou en télétravail, les données sont toujours à portée de main.

Augmentation de la productivité

En tant que solution tout-en-un, Notion aide les équipes à travailler plus rapidement et plus efficacement. Ainsi, les membres de ces équipes sont à l’abri des pertes de temps engendré par le passage d’un outil à un autre et peuvent se concentrer sur leurs tâches essentielles.

Tout bien considéré, Notion est bien plus qu’un simple outil de prise de notes ou de gestion de tâches. C’est une plateforme intégrée qui vous permet d’être compétitif en transformant la façon dont vous travaillez.