Si vous envisagez d’externaliser vos services et votre infrastructure informatiques, c’est probablement parce que cela peut être un excellent moyen de réduire les coûts et d’accroître l’efficacité de vos services technologiques. Toutefois, avant de vous lancer, vous devez connaître les avantages et les inconvénients de cette démarche pour prendre une décision éclairée.

L’externalisation informatique, c’est quoi ?

L’externalisation informatique (IT outsourcing en anglais) désigne le processus par lequel une entreprise confie la gestion de ses systèmes informatiques, de ses logiciels, de son infrastructure réseau ou d’autres services liés à la technologie à un prestataire externe. Plutôt que de maintenir toutes ces fonctions en interne, une entreprise peut, par exemple, décider de faire appel à une entreprise d’infogérance informatique pour gérer certaines ou toutes ses opérations informatiques.

L’externalisation informatique peut prendre plusieurs formes, notamment :

  • Externalisation des services informatiques : Dans ce cas, une entreprise confie la gestion quotidienne de ses systèmes informatiques, de son support technique, de son infrastructure réseau et d’autres services à un prestataire externe.
  • Externalisation du développement logiciel : Une entreprise peut externaliser le développement de logiciels personnalisés, d’applications web ou mobiles, ou d’autres solutions logicielles à des développeurs externes ou à des entreprises spécialisées.
  • Externalisation de l’infrastructure cloud : Plutôt que de posséder et de gérer ses propres serveurs et centres de données, une entreprise peut externaliser son infrastructure informatique en utilisant des services de cloud computing fournis par des sociétés telles qu’Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure ou Google Cloud Platform.
  • Externalisation du support informatique : L’entreprise peut externaliser son support informatique pour répondre aux besoins de dépannage, de maintenance et d’assistance technique de ses employés.
  • Externalisation des processus métier (BPO) : Certains aspects des processus métier peuvent également être externalisés, tels que le traitement des transactions, la gestion des ressources humaines, la comptabilité ou le service client.

Les avantages et les inconvénients de l’externalisation informatique

L’externalisation informatique peut offrir plusieurs avantages aux entreprises, notamment la réduction des coûts, l’accès à une expertise spécialisée, la flexibilité pour s’adapter aux fluctuations de la demande, et la possibilité de se concentrer sur leurs activités principales. Cependant, comme mentionné précédemment, elle comporte également des inconvénients potentiels tels que la perte de contrôle, les risques de sécurité et les problèmes de qualité, qui nécessitent une gestion attentive pour en tirer le meilleur parti.

Les avantages potentiels de l’externalisation informatique

Voici les principaux avantages de l’externalisation informatique :

Vous aurez accès à un plus large éventail de compétences

L’un des principaux avantages de l’externalisation de votre informatique est qu’elle vous donne accès à un éventail plus large de technologies et de ressources qui ne sont pas à votre disposition. De plus, l’externalisation vous permet de bénéficier d’une expertise dans des domaines où vous manquez de connaissances ou de compétences. Par exemple, si vous avez besoin d’un service de sauvegarde automatisée des données pour les ordinateurs et les serveurs de votre entreprise, l’externalisation vous permet d’accéder à cette technologie sans avoir à investir vous-même.

Vous aurez accès aux technologies et aux ressources les plus récentes

Cela signifie que votre entreprise bénéficiera des nouvelles technologies développées chaque année, y compris les logiciels, le matériel, ainsi que les compétences et les outils. Par exemple, si vous avez besoin d’un nouveau système permettant aux employés de soumettre leurs notes de frais par voie électronique, sans remplir de formulaires papier ni attendre l’approbation de la direction, une entreprise externalisée peut fournir ce service beaucoup plus rapidement que si vous le développiez en interne.

L’externalisation peut vous faire économiser de l’argent à long terme

L’externalisation peut s’avérer économique à long terme, à condition d’analyser les coûts et les efforts engendrés. Il faut notamment prendre en compte le recrutement de prestataires externes, la formation des employés et la mise en place de procédures adéquates. Les économies potentielles incluent la réduction des coûts de main-d’œuvre, l’accès à des compétences spécialisées et l’amélioration de l’efficacité.

Votre entreprise peut se concentrer sur les fonctions essentielles

L’externalisation vous permet de vous concentrer sur vos clients et vos employés plutôt que sur le centre de données. Vous pouvez ainsi développer des produits et des services davantage axés sur les besoins des clients, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction de la clientèle et un engagement accru du personnel.

L’externalisation offre une certaine souplesse pour la croissance future de l’infrastructure informatique

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il est important de pouvoir augmenter ou réduire vos capacités en fonction de l’évolution de vos besoins. Lorsque vous externalisez votre infrastructure informatique, vous pouvez déplacer vos ressources pour vous concentrer sur de nouveaux projets et accéder aux technologies les plus récentes. Vous aurez également accès aux meilleurs talents du secteur, sans avoir à vous soucier des coûts de formation lors de l’intégration de nouveaux collaborateurs.

L’externalisation peut offrir une meilleure qualité de service

L’externalisation permet d’obtenir une meilleure qualité de service. Étant donné que ces fournisseurs sont tenus de fournir une qualité de service exemplaire, vous disposez d’une grande marge de manœuvre en termes d’exigences et de délais. Vous pouvez également utiliser leur engagement à fournir une excellente qualité de service comme levier lors de la négociation des accords de performance ou d’autres formes de rémunération de votre personnel informatique interne.

L’externalisation réduit les risques

Si vous externalisez votre informatique, vous n’avez pas à vous préoccuper de la gestion de ces ressources, ni à vous assurer qu’elles sont sécurisées et qu’elles fonctionnent de manière optimale. En plus de ça, l’externalisation permet d’éviter les erreurs courantes commises par des personnes inexpérimentées qui ne sont pas habituées aux technologies. Elles peuvent ne pas être conscientes de toutes les menaces qui pèsent aujourd’hui sur la sécurité ou de la vulnérabilité de leur réseau s’il n’est pas correctement géré.

L’externalisation permet de réduire les effectifs et de maîtriser les coûts de main-d’œuvre

L’externalisation de votre informatique peut vous aider à réduire les effectifs, les coûts d’infrastructure et les coûts de main-d’œuvre. C’est particulièrement vrai si vous êtes une petite entreprise ou une startup qui n’a pas les moyens d’embaucher du personnel informatique à temps plein. C’est également le cas si vous avez été victime d’un trop grand nombre de failles de sécurité et que vous avez besoin d’aide pour remettre vos systèmes sur les rails.

Les inconvénients potentiels de l’externalisation informatique

Si l’externalisation informatique présente de nombreux avantages, il est important de ne pas négliger ses inconvénients potentiels avant de prendre une décision :

La dépendance vis-à-vis du fournisseur

L’externalisation informatique crée une relation étroite et souvent nécessairement dépendante avec un fournisseur de services externes. Cette dépendance peut être problématique si le fournisseur ne répond pas aux attentes de l’entreprise, que ce soit en termes de qualité des services, de respect des délais ou de flexibilité pour s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise. En cas de désaccord ou de rupture de contrat, l’entreprise peut se retrouver dans une situation vulnérable, incapable de fonctionner efficacement sans le support du fournisseur.

Des risques de sécurité

Confier des données sensibles à un tiers peut accroître les risques de violation de la sécurité des données. Les prestataires externes peuvent être confrontés à des menaces telles que les cyberattaques, les fuites de données ou même les employés malveillants. De plus, la transmission et le stockage des informations sur des réseaux externes augmentent les points d’accès potentiels pour les attaquants, ce qui nécessite des mesures de sécurité supplémentaires pour protéger les données.

La perte de contrôle

L’externalisation peut entraîner une perte de contrôle sur les processus informatiques de l’entreprise. Les décisions concernant la manière dont les services sont fournis, la technologie utilisée et les évolutions futures peuvent être prises par le fournisseur. Cela peut rendre difficile l’adaptation aux changements commerciaux ou technologiques et peut entraîner une sensation de déconnexion par rapport aux opérations informatiques de l’entreprise.

Des problèmes de qualité

L’externalisation peut entraîner des problèmes de qualité si le fournisseur ne parvient pas à respecter les normes attendues par l’entreprise. Cela peut se manifester par des retards dans la prestation de services, des erreurs dans l’exécution des tâches ou une performance globale inférieure à celle espérée. Les différences de culture d’entreprise, de priorités ou de normes de qualité entre l’entreprise cliente et le fournisseur externe peuvent également contribuer à des problèmes de qualité.

Les coûts cachés

Bien que l’externalisation puisse sembler moins coûteuse à première vue, elle peut entraîner des coûts cachés qui peuvent rapidement s’accumuler. Ces coûts peuvent inclure des frais de gestion de la relation avec le fournisseur, tels que les coûts de communication, de surveillance et de résolution des conflits, ainsi que des coûts associés à la transition vers un nouveau fournisseur ou à la reprise en interne des services informatiques.

Un risque de perte d’expertise interne

Si les compétences informatiques sont externalisées, cela peut entraîner une perte d’expertise et de connaissances au sein de l’entreprise. Les employés peuvent devenir dépendants du fournisseur pour résoudre les problèmes informatiques, ce qui peut rendre l’entreprise moins autonome et moins capable de prendre des décisions informées concernant sa propre infrastructure informatique à long terme.

Des problèmes de confidentialité

Confier des informations confidentielles à un tiers comporte toujours un risque de compromission de la confidentialité des données. Même avec des accords de confidentialité en place, il existe toujours un risque que des informations sensibles soient divulguées, que ce soit par accident, en raison d’une faille de sécurité ou par des actions malveillantes de la part du fournisseur ou de ses employés.

Un risque de dégradation du service

Si le fournisseur externe rencontre des difficultés financières ou organisationnelles, cela peut avoir un impact négatif sur les services informatiques fournis à l’entreprise. Des problèmes tels que des licenciements massifs, des changements de direction ou des problèmes techniques peuvent entraîner une dégradation de la qualité, de la fiabilité ou de la disponibilité des services, ce qui peut perturber les opérations de l’entreprise et entraîner une perte de confiance de la part des clients.

Les difficultés de communication

La distance géographique et les fuseaux horaires différents entre l’entreprise et le fournisseur externe peuvent rendre la communication plus difficile. Les retards dans la réponse aux questions, la résolution des problèmes ou la coordination des projets peuvent entraîner des retards dans les opérations de l’entreprise et affecter sa réactivité aux besoins changeants du marché.

L’externalisation informatique peut être bénéfique pour les entreprises, mais il est essentiel de bien peser les avantages et les inconvénients avant de prendre une décision. Il est important de choisir un prestataire fiable, de mettre en place des contrats clairs et de gérer la relation de manière proactive pour minimiser les risques et maximiser les chances de succès.