La plupart des entreprises gèrent encore une grande quantité de documents papier : contrats, factures, bons de commande, fiches RH, courriers…etc. Les retrouver, les classer et les partager prend du temps, et ce temps a un coût.
La gestion électronique de documents, ou GED, est la réponse à ce problème. Elle consiste à centraliser, organiser, stocker et partager les documents d’une entreprise sous forme numérique dans un système structuré et sécurisé.
Cet article explique ce qu’est la GED, quels documents elle permet de gérer, comment elle fonctionne, et ce qui la distingue de l’archivage électronique.
Qu’est-ce que la GED ?
La GED désigne un système informatique qui prend en charge l’ensemble du cycle de vie des documents dans une organisation : leur capture et intégration, leur classement, leur stockage, leur recherche et leur diffusion. On la retrouve aussi sous l’acronyme anglais DMS, pour Document Management System.
Un point important à comprendre : la GED est avant tout une méthode de travail, pas uniquement un logiciel. Mettre en place un outil sans réfléchir à la façon dont les documents circulent dans l’entreprise, c’est se retrouver avec un système sous-exploité. Le logiciel n’est que le support, c’est l’organisation qui fait la différence.
Concrètement, une GED répond à trois besoins : s’assurer que les bons documents sont accessibles aux bonnes personnes au bon moment, les protéger contre la perte ou les accès non autorisés, et réduire le temps passé sur les tâches administratives répétitives liées à la gestion documentaire.
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Quels documents peut-on gérer avec une GED ?
Une GED peut gérer tout document ayant une valeur opérationnelle, légale ou administrative : factures et pièces comptables, contrats clients et fournisseurs, bons de commande, devis, documents RH (contrats de travail, bulletins de paie), dossiers juridiques, rapports, audits, plans techniques.
En résumé : tout document qui circule dans l’entreprise et qui doit pouvoir être retrouvé, partagé ou conservé.
Comment fonctionne une GED ?
Une GED repose sur plusieurs fonctions qui s’articulent entre elles.
La centralisation : Tous les documents sont regroupés dans un seul espace, quel que soit leur format ou leur origine : scanner, logiciel comptable, email, outil RH… La GED peut se connecter aux autres systèmes de l’entreprise (ERP, SIRH, CRM) ce qui évite les doubles saisies et maintient la cohérence des données.
Le classement automatique : Quand un document est numérisé vers une GED, il est analysé, identifié et rangé dans le bon dossier sans intervention manuelle. C’est ce qu’on appelle la capture intelligente. Un bulletin de paie généré par le logiciel RH est automatiquement classé dans le dossier du salarié concerné. L’arborescence reste personnalisable selon les besoins de chaque structure.
La recherche : Un utilisateur retrouve n’importe quel document en quelques secondes en tapant un mot-clé, un nom, une date ou une référence. Cette recherche est rendue possible par l’indexation automatique et par l’OCR ( la reconnaissance optique de caractères) qui transforme les documents scannés en texte interrogeable.
Les workflows de validation : Quand un document nécessite une approbation, la GED crée automatiquement une tâche et la transmet à la bonne personne. Ces circuits s’appliquent typiquement aux factures, aux notes de frais ou aux contrats. Chaque intervenant sait exactement ce qu’il doit faire et à quel moment.
Le partage sécurisé : Partager un document avec un collaborateur ou un partenaire externe se fait en quelques clics, avec la possibilité de définir une durée d’accès, un mot de passe et des droits précis (lecture seule ou modification).
La gestion des versions : Chaque modification est enregistrée dans un historique détaillé : qui a modifié quoi et quand. Il est possible de revenir à une version antérieure à tout moment, ce qui évite les erreurs liées aux modifications simultanées.
Les tableaux de bord : Certaines GED permettent de créer des vues personnalisées par métier. Un responsable RH accède à ses dossiers salariés, un comptable à ses informations de facturation, sans changer d’outil.
GED et archivage électronique : deux choses différentes
C’est la confusion la plus fréquente sur le sujet, et elle mérite d’être clarifiée.
Une GED gère les documents actifs – ceux qu’on consulte régulièrement dans le travail quotidien. Elle garantit un stockage organisé, des accès contrôlés et une traçabilité des actions. Mais elle ne garantit pas la valeur légale des documents sur le long terme.
L’archivage électronique répond à une logique différente. Il concerne les documents à valeur probatoire – ceux qui engagent juridiquement l’entreprise : contrats signés, factures, bulletins de paie. Pour qu’un document archivé puisse servir de preuve en cas de litige, il doit respecter des exigences réglementaires précises.
Un système d’archivage électronique conforme, souvent appelé SAE ou coffre-fort numérique, inclut le scellement des documents pour empêcher toute modification après archivage, l’horodatage certifié pour attester de la date et de l’origine, et la conformité aux normes en vigueur comme la NF Z42-013 ou le règlement européen eIDAS.
Certaines solutions de GED intègrent un module d’archivage à valeur probante. C’est un point à vérifier précisément avant de choisir un outil, surtout si l’entreprise a des obligations strictes en matière de conservation.
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La GED et la réforme de la facturation électronique
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour émettre et recevoir leurs factures. C’est une obligation imposée par la DGFiP dans le cadre de la modernisation fiscale.
Certaines solutions de GED ont obtenu l’immatriculation PDP. Elles permettent de couvrir à la fois la gestion documentaire quotidienne et la conformité à cette obligation dans un seul outil : émission, réception, classement et archivage sécurisé des factures.
Pour les entreprises qui n’ont pas encore de système documentaire structuré, cette échéance est une occasion concrète de mettre les deux chantiers en parallèle plutôt que de les traiter séparément.
Ce que la GED change concrètement en entreprise
La GED n’est pas réservée aux grandes structures. Les solutions disponibles aujourd’hui s’adaptent aux TPE et PME, avec des offres préconfigurées qui se déploient rapidement.
Ce qui détermine l’efficacité d’une GED, ce n’est pas le nombre de fonctionnalités. C’est la façon dont elle est configurée et adoptée par les équipes. Bien intégrée, elle réduit le temps passé à chercher des documents, supprime les tâches manuelles répétitives, sécurise les échanges et prépare l’entreprise aux obligations réglementaires à venir.
Cet article a été rédigé dans le cadre d’un partenariat sponsorisé.