Si vous êtes à la tête d’une petite entreprise, déléguer des tâches à un assistant virtuel e-commerce peut sembler contre-intuitif alors que vos ressources sont limitées. Cependant, pour construire une bonne notoriété et augmenter vos ventes, vous devez être offensif sur tous les fronts. Une aide extérieure peut répondre de manière effective à votre besoin de gérer, de manière organisé, votre entreprise ainsi que votre boutique en ligne.
Que pourriez-vous déléguer à un assistant virtuel spécialisé en e-commerce ?
Il existe différentes listes de tâches dont votre site e-commerce a besoin et que vous pourriez externaliser. Bien évidemment, toutes ne peuvent pas être prises en charge par un Assistant virtuel spécialisé en e-commerce. Par exemple, lors de la mise en place d’une boutique de commerce électronique, vous aurez besoin des services d’un Assistant avec un profil technique (comme un développeur, un intégrateur, etc.) qui peut s’occuper :
- De la configuration du site,
- De la mise en place d’une passerelle de paiement et de sa liaison avec un système de CRM,
- De l’automatisation du parcours client.
Les Assistants e-commerce à distance, de leur côté, peuvent prendre en charge des missions relatives au service client telles que le traitement des commandes et des tickets, ainsi que la mise en place d’un système d’e-mailing.
Ils peuvent également s’occuper de tâches à vocation marketing, comme celles ci-dessous :
- La gestion des produits,
- La création de listes de produits,
- Le téléchargement et l’identification des images des produits,
- Leur classement et leur étiquetage pour les filtres de recherche,
- La mise à jour de l’inventaire et la mise en place d’offres promotionnelles sur les produits.
Pour des tâches un peu plus spécialisées comme les suivantes, il vous faudra un Adjoint expérimenté dans le marketing digital :
- La gestion des annonces et des publications sur les médias sociaux,
- La relance des achats interrompus,
- La construction de liens de référencement,
- La mise en place d’annonces PPC (pay-per-click).
Quand devriez-vous engager un assistant virtuel pour votre magasin en ligne ?
Comme avec tous les collaborateurs en ligne, le principal avantage d’avoir une aide virtuelle en e-commerce est la possibilité de déléguer les missions spécifiques qui peuvent également s’avérer chronophages et récurrentes. Cela vous confère le pouvoir de gérer votre temps à votre guise puisqu’une bonne partie de votre agenda est alors libérée pour des tâches plus stratégiques.
De ce fait, le meilleur moment pour engager un assistant virtuel pour une boutique en ligne peut même correspondre au début de votre aventure. Pour lancer votre boutique, concevoir les visuels, faire connaitre votre enseigne au public, etc. ; cela requiert une bonne connaissance du marché. En déléguant les premières missions de gestion de magasin en ligne à une aide en ligne, vous vous offrez l’opportunité de vous concentrer sur les aspects les plus cruciaux de votre entreprise et de vous concentrer sur votre propre domaine d’expertise.
En outre, au moment de développer et de travailler à la croissance de votre entreprise, il est également conseillé de vous tourner vers les services d’un agent e-commerce à distance. Vous le savez sans doute, c’est aussi le moment de surveiller les dépenses, afin d’optimiser chaque investissement. Alors, au lieu de prendre un salarié, qui vous engage à payer à la fois sa rémunération et les charges salariales que la loi vous impose, pensez à une assistante virtuelle.
Au reste, si vous ressentez le besoin de peaufiner vos processus et de créer une meilleure dynamique dans votre flux de travail, engager un assistant e-commerce peut être une action rentable, qui vous assure une maîtrise parfaite de votre boutique en ligne, tout en gardant un œil sur les autres aspects de votre entreprise, qui sont tout aussi importants.
5 Conseils pour trouver un assistant virtuel pour votre e-commerce
Dans votre démarche de rechercher un assistant virtuel e-commerce, appliquez un minimum de stratégie afin de mener des recherches ciblées et d’augmenter vos chances de trouver la perle rare. Voici quelques points simples, mais fondamentaux pour vous aider à rapidement dénicher la personne qu’il vous faut.
1. Formulez clairement ce que vous recherchez
Tout comme pour l’embauche de personnel dans toutes les entreprises du commerce, il est important que vous sachiez exactement ce que vous recherchez lorsque vous voulez embaucher un assistant virtuel en ligne.
Soyez très clair sur les tâches que vous envisagez de confier à votre assistant virtuel et les compétences spécifiques que vous attendez de lui. Si vous n’avez pas une idée claire de ce que vous voulez et du rôle que vous voulez que votre assistant virtuel joue dans votre entreprise, vous vous retrouverez dans une situation où vous attendrez beaucoup d’une personne qui n’est pas du tout adaptée à ce travail.
En outre, tenez compte des facteurs suivants lorsque vous choisissez un assistant virtuel :
- Les caractéristiques de votre entreprise
- Les tâches pour lesquelles vous avez besoin d’assistance
- Le coût ou le taux horaire que vous êtes en mesure d’appliquer
- Les compétences et qualités professionnelles de l’assistant virtuel
- La personnalité et les qualités personnelles de l’assistant virtuel e-commerce
2. Mettez en place vos systèmes et processus avant d’engager un assistant virtuel en ligne
Avant toute chose, assurez-vous d’avoir déjà mis en place un système de fonctionnement dans votre entreprise et d’avoir documenté les moyens de le mettre en œuvre. Ainsi, lorsque vous aurez trouvé la bonne personne et que vous aurez réussi à la former, vous pourrez facilement lui confier les tâches, et elle aura également de la matière à consulter de temps en temps si le besoin s’en fait sentir.
Vous pouvez utiliser des outils de gestion du flux de travail en ligne tels que Trello ou Asana pour faciliter la mise en place de vos processus. Ce sont là des outils qui peuvent efficacement vous éviter de vous laisser dépasser par les événements une fois la collaboration conclue.
3. Expression du besoin : rédigez un descriptif de poste clair
Les plateformes pour freelances sont un moyen simple et rapide de trouver un assistant virtuel pour le commerce électronique. Vous pouvez également contacter une agence pour bénéficier d’une expertise en recrutement.
Que ce soit pour une annonce d’offre d’emploi dans une plateforme de recrutement d’assistants freelance ou dans le cadre de l’expression du besoin auprès d’une agence d’assistants personnels, il est impératif que vos aspirations soient nettement détaillées, afin de rendre votre quête plus efficace. Objectif : réduire le champ de recherche pour attirer les profils les plus pertinents.
4. Dressez une liste des critères négociables et non-négociables
Une fois que des candidatures vous parviennent, commencez à trier le nombre de réponses que vous avez reçues. C’est la partie la plus fastidieuse du processus si vous effectuez vos recherches personnellement, car, même si vous constaterez que certaines personnes semblent convenir au poste, la plupart des candidatures que vous recevrez seront celles de personnes qui ne remplissent pas les conditions requises.
Dressez une liste des éléments ou des qualités indispensables à l’embauche d’un assistant virtuel et sélectionnez une liste de critères non-négociables comme ligne directrice. En règle générale, cette liste comprendra les compétences que vous attendez de votre assistant virtuel idéal, sa durée d’expérience dans le secteur, ses connaissances ou sa familiarité avec les systèmes que vous utilisez et son tarif en tant qu’assistant virtuel.
Par ailleurs, si vous avez recours à une agence de placement d’assistants virtuels, c’est l’agence qui s’occupe de cette partie pour vous avant de vous présenter une personne adéquate.
