De nombreux projets de transformation ERP échouent. Et dans la majorité des cas, ce n’est pas la technologie qui est en cause, mais le facteur humain.

Un ERP, même performant, ne peut pas porter ses fruits si les utilisateurs ne sont ni formés ni accompagnés de manière efficace.

L’adoption d’un nouvel outil demande bien plus qu’un simple déploiement technique. Sans une bonne compréhension de l’outil, sans repères clairs, les équipes peinent à s’adapter. Le projet stagne, les erreurs s’accumulent, et les résultats attendus ne sont pas au rendez-vous.

C’est pourquoi la mise en place d’un plan de formation solide est essentielle. Elle garantit une prise en main rapide et efficace du système, et permet à chacun d’être autonome dans ses tâches quotidiennes.

Voici 9 bonnes pratiques à adopter pour former vos utilisateurs, faciliter l’appropriation de l’ERP et maximiser sa valeur pour votre entreprise.

1. Comprendre les profils et les besoins des utilisateurs

Avant de lancer votre programme de formation, il est important d’avoir une vision claire des utilisateurs concernés : qui sont-ils ? Quels sont leurs rôles, leur niveau de compétence, leur aisance avec les outils numériques ? Ont-ils déjà utilisé un ERP ou des logiciels similaires ?

Commencez par cartographier les rôles liés à l’ERP et les tâches associées. Cela vous permettra de regrouper les utilisateurs par profil et de concevoir des parcours de formation adaptés à chacun.

Des sondages et des tests pratiques peuvent aussi vous aider à identifier les lacunes. Ensuite, vous pourrez créer des « profils types » réalistes (par métier, service, niveau d’expertise) et proposer un programme sur mesure.

2. Proposer une formation pratique dans un environnement sécurisé

On apprend souvent mieux en pratiquant qu’en suivant un long cours théorique. Une quinzaine de minutes passées à manipuler l’ERP dans une interface test peut être bien plus utile que plusieurs heures de cours.

Mais attention : former les utilisateurs sur l’environnement réel comporte des risques. Une erreur peut avoir un impact direct sur vos opérations.

Certaines solutions permettent de créer un environnement « bac à sable » : une copie du système sans conséquences sur vos données réelles. Les utilisateurs peuvent s’y entraîner librement, comprendre les enchaînements de tâches, se tromper, recommencer… sans stress.

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3. Intégrer des aides interactives directement dans l’ERP

Les utilisateurs ont souvent besoin d’un petit coup de pouce au bon moment. Intégrer des aides contextuelles dans l’ERP est un excellent moyen de les guider sans les sortir de leur tâche.

Quelques exemples concrets :

  • Des info-bulles pour expliquer un champ à remplir
  • Des repères visuels pour attirer l’attention sur une action à effectuer
  • Des tutoriels pas-à-pas accessibles à tout moment pour accompagner les étapes

4. Varier les formats de formation

Tous les utilisateurs n’apprennent pas de la même manière. Certains préfèrent les vidéos, d’autres les démonstrations pratiques, ou encore les documents écrits.

Il est donc important de proposer plusieurs formats :

  • Cours en présentiel ou à distance
  • Vidéos explicatives
  • Guides pas-à-pas
  • Formations certifiantes
  • Documentation accessible dans l’outil

L’idée est de laisser chacun choisir la méthode qui lui convient, en fonction de son niveau, de son rythme et de ses besoins ponctuels.

Certains outils, comme Sage X3 (https://erp-pgi.fr/logiciels-erp/sage-x3/), mettent à disposition des utilisateurs des supports pédagogiques ainsi que des formations en ligne pour faciliter l’adoption.

5. Renforcer les acquis dans le temps

La formation ne doit pas s’arrêter après la mise en route. Il est essentiel de proposer des rappels réguliers et des exercices pratiques pour consolider les connaissances.

Cela concerne à la fois les actions du quotidien (traiter une commande, vérifier un stock…) mais aussi des tâches plus ponctuelles, comme :

  • Les audits et contrôles qualité
  • La clôture financière annuelle
  • Le nettoyage des données
  • Le renouvellement de contrats

6. Mettre à disposition des ressources en libre accès

Les utilisateurs doivent pouvoir retrouver facilement les réponses à leurs questions, sans attendre un retour du support technique.

Il faut donc leur proposer un espace d’aide complet avec :

  • Des guides interactifs
  • Des vidéos tutorielles
  • Des checklists d’intégration
  • Une base de connaissances consultable directement dans l’ERP
  • Des forums ou communautés d’utilisateurs
  • Des tableaux de bord personnalisés

7. S’appuyer sur des utilisateurs « experts » en interne

Dans chaque entreprise, certains collaborateurs deviennent rapidement des utilisateurs avancés. Ces « super utilisateurs » maîtrisent l’outil en profondeur et peuvent servir de relais au sein de leurs équipes.

En leur proposant des formations poussées et un accompagnement sur le long terme, ils peuvent :

  • Aider leurs collègues au quotidien
  • Identifier les bugs ou points d’amélioration
  • Participer à l’amélioration des processus
  • Partager leurs connaissances via des sessions FAQ ou des groupes d’entraide

Leur retour d’expérience est précieux pour améliorer en continu l’usage de l’ERP.

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8. Recueillir les retours des utilisateurs

Une fois le système en place, il est indispensable d’écouter les utilisateurs. Leur ressenti vous aidera à identifier ce qui fonctionne, ce qui bloque, et ce qui mérite d’être amélioré.

Les retours peuvent être collectés via :

  • Des sondages intégrés à l’ERP
  • Des questionnaires de satisfaction
  • Des entretiens ou groupes de discussion
  • Des évaluations post-formation

L’idée est de mesurer la satisfaction, mais aussi de repérer les lacunes dans la formation ou les difficultés d’usage au quotidien.

9. Analyser l’utilisation de l’ERP pour affiner vos formations

Enfin, il ne suffit pas de demander l’avis des utilisateurs. Il est aussi utile d’observer comment ils utilisent réellement l’ERP.

Les outils d’analyse intégrés à de nombreuses solutions ERP permettent de visualiser les parcours des utilisateurs, d’identifier les étapes bloquantes ou les fonctionnalités mal comprises.

Grâce à ces données, vous pouvez :

  • Créer des formations ciblées sur les points faibles
  • Comparer les usages entre services ou profils
  • Adapter vos processus pour améliorer l’expérience

Cela vous donne une vision précise de la manière dont votre ERP est utilisé et des leviers pour en tirer plus de valeur.