La communication interne est essentielle pour réussir en entreprise. Elle assure une circulation harmonieuse des informations à tous les niveaux, optimisant ainsi l’efficacité et la cohérence de l’organisation.
Les outils numériques de communication interne offrent une solution pratique en permettant aux employés de communiquer rapidement et facilement, peu importe leur emplacement géographique.
Les avantages d’une communication interne fluide et efficace
Pour assurer le succès d’une entreprise, il est important d’avoir une communication interne fluide et efficace. Cela passe par le choix d’un bon outil de communication interne et une planification minutieuse du partage d’information. Les avantages d’une telle communication sont nombreux :
Favoriser l’engagement et la productivité des employés
En encourageant les conversations et les réunions au sein de l’entreprise, les employés peuvent soumettre leurs idées et opinions sur les stratégies internes. Les employés se sentent écoutés et valorisés. Cela les motive à s’impliquer davantage et à fournir un travail de meilleure qualité.
Un partage clair et efficace des objectifs et de la vision de l’entreprise
Une plateforme de communication interne donne une vue d’ensemble. Elle explique les objectifs de l’entreprise. Les employés se sentent bien informés et capables d’agir en conséquence.
Développer une communication bidirectionnelle
Les outils de communication interne comme l’intranet facilitent les échanges. Ils facilitent également les interactions avec la direction. Cela peut améliorer la compréhension des enjeux et des décisions prises par la direction.
Améliorer l’expérience au travail
Une bonne communication interne peut contribuer à renforcer la culture d’entreprise. Elle permet également d’informer les employés sur les avantages qui peuvent améliorer leur bien-être au travail.
Faciliter les transformations internes
Grâce à un système de communication interne efficace, une entreprise peut réagir rapidement à différentes situations causées par une évolution rapide de l’environnement ou de la situation.
Les outils numériques de communication interne
Voici une liste de 14 outils numériques de communication interne que les entreprises peuvent utiliser pour améliorer leur efficacité et leur productivité.
1. Intranet
L’intranet est un réseau privé utilisé à l’intérieur d’une organisation pour faciliter la communication et le partage d’informations entre les employés. Il peut contenir des outils de collaboration, des bases de données, des documents et des applications propres à l’entreprise.
Les employés peuvent y accéder à l’aide de leurs identifiants personnels pour obtenir des informations et communiquer avec leurs collègues. L’utilisation d’un intranet peut améliorer la productivité et la collaboration au sein de l’entreprise.
Toutefois, l’utilisation des intranets est en perte de vitesse car ils sont jugés trop passifs, trop coûteux et complexes à mettre en place et à maintenir à jour.
2. Emails
Les emails sont l’un des moyens de communication interne les plus courants. Ils permettent aux employés d’envoyer des messages, des fichiers et des documents à leurs collègues de manière rapide et efficace.
Les emails peuvent être utilisés pour des conversations individuelles ou en groupe, ainsi que pour l’envoi de mises à jour importantes et d’informations essentielles.
Les avantages des emails en tant qu’outil de communication interne sont leur simplicité d’utilisation, leur rapidité et leur traçabilité. Cependant, ils peuvent également être source de surcharge de messages et de confusion si une gestion appropriée n’est pas mise en place.
3. Messagerie instantanée
La messagerie instantanée est un outil de communication interne très populaire, notamment grâce à des plateformes comme Slack.
Elle permet aux membres d’une équipe de communiquer rapidement entre eux, de collaborer et d’échanger des informations en temps réel.
Contrairement aux emails, les messages sont souvent plus courts et plus directs.
Cependant, les conversations sont généralement limitées à un groupe spécifique et ne permettent pas une diffusion d’informations à grande échelle au sein de l’entreprise.
4. Newsletter interne
Les newsletters internes peuvent être un excellent moyen d’engager les employés et de les tenir au courant de la vie de l’entreprise.
Elles peuvent introduire les nouvelles recrues, fêter les succès ou diffuser une veille sur le secteur d’activité.
Toutefois, il est important de noter que leur mode de diffusion par email risque de noyer l’information dans le flot constant de messages à traiter.
5. Outils de gestion de projet
Les outils de gestion de projet tels que Trello ou Asana ne sont pas des outils de communication, mais ils sont très utiles pour faciliter la collaboration au sein d’une équipe.
Ils permettent une communication instantanée et ciblée pour les membres d’un même projet.
Toutefois, pour une communication plus globale de l’entreprise, il est nécessaire de compléter ces outils avec des dispositifs plus adaptés.
6. Outils de visioconférence
Les outils de visioconférence tels que Zoom, Webex ou Google Hangout sont de plus en plus populaires pour la communication interne des entreprises.
Ils permettent de connecter facilement les employés à distance et de réduire les coûts liés aux déplacements.
Bien que conçus pour favoriser la collaboration entre les équipes, ils ne sont pas toujours adaptés pour engager l’ensemble des collaborateurs.
7. Logiciels de partage de documents
Les logiciels de partage de documents tels que Google Drive, Dropbox ou OneDrive permettent aux employés de trouver facilement l’information dont ils ont besoin, réduisant ainsi le temps perdu à chercher des fichiers.
Cependant, il est important de bien structurer, organiser et segmenter l’information pour garantir une recherche intuitive et efficace. Sans cela, les employés risquent de ne pas utiliser ces outils malgré leur potentiel.
8. Réseaux sociaux internes
Les réseaux sociaux internes est un nouvel outil de communication interne.
Ils sont conçus pour encourager l’engagement des employés en améliorant la collaboration, la communication et le partage des connaissances entre la direction et les employés.
Les réseaux sociaux internes peuvent être un excellent moyen pour améliorer la culture d’entreprise et renforcer l’esprit d’équipe.
9. Podcasts internes
Les podcasts internes peuvent être une excellente option pour communiquer avec les employés, surtout pour les entreprises qui ont une main-d’œuvre à distance.
Selon des études de LinkedIn, 42 % des personnes âgées de 18 à 34 ans écoutent des podcasts au moins une fois par semaine.
Toutefois, il est important de noter que ce type de communication est principalement unidirectionnel, donc il doit être combiné à d’autres outils favorisant l’échange et la participation, tels que les médias sociaux internes ou les outils de messagerie instantanée.
10. Blog d’entreprise
Exactement ! Les blogs offrent une plate-forme pour raconter l’histoire de l’entreprise et pour partager des nouvelles et des événements importants avec les employés.
C’est également une excellente opportunité pour les employés de partager leur expertise et leur point de vue sur des sujets pertinents pour l’entreprise.
Le blog d’entreprise peut être un outil de communication interne très efficace s’il est utilisé de manière cohérente et régulière.
11. Outils de sondage et de feedback
Les outils de sondage et de feedback sont essentiels pour obtenir une vision globale de la satisfaction des employés et des domaines à améliorer.
Cependant, il est important de rappeler que la collecte des données ne doit pas être considérée comme une fin en soi, mais plutôt comme un moyen d’identifier les problèmes et de mettre en place des actions concrètes pour les résoudre.
Ainsi, il est crucial d’analyser soigneusement les résultats des sondages et des feedbacks pour en tirer des conclusions pertinentes. Ensuite, il est primordial d’informer les employés des mesures prises pour améliorer les points faibles identifiés, afin de maintenir leur engagement et leur confiance envers l’entreprise.
12. Outil d’employee advocacy
Les outils d’employee advocacy comme Smarp ou Limber permettent de créer un réseau social interne personnalisé pour les employés, en offrant une plateforme de contenu sur mesure qui correspond à leurs centres d’intérêt, à leur rôle et à leur localisation.
En encourageant la communication bidirectionnelle, l’engagement, la collaboration et le partage, ces outils peuvent aider à accroître la crédibilité et l’influence de chaque employé, tout en renforçant la culture d’entreprise et l’engagement global des employés.
13. Plateforme d’onboarding
La mise en place d’une plateforme d’onboarding permet de fournir aux nouveaux employés toutes les informations nécessaires sur l’entreprise, sa culture, ses processus, ses attentes et ses valeurs.
Cela peut inclure des vidéos d’introduction, des présentations de l’équipe, des sessions de formation, des manuels d’utilisation des outils et des processus internes, des quiz interactifs, etc.
Une bonne plateforme d’onboarding peut également inclure des fonctionnalités de suivi pour mesurer l’engagement des nouveaux employés et identifier les domaines à améliorer. Cela peut aider à améliorer l’expérience des nouveaux employés et à les fidéliser à long terme.
14. Portail RH
Le portail RH est un outil précieux pour la communication interne. Il permet non seulement de centraliser les informations RH importantes, mais aussi de faciliter les processus pour les employés.
Par exemple, les employés peuvent utiliser le portail pour demander des congés, accéder à leur bulletin de salaire ou soumettre des demandes de formation. Cela réduit les délais et améliore l’efficacité de la gestion des ressources humaines.
En outre, le portail RH peut également inclure des modules d’auto-évaluation et de feedback, permettant aux employés de communiquer directement avec leur manager et de partager leurs idées ou leurs préoccupations.
